La VSM
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De quoi est composée une VSM ?
Dans l’article précédent, nous avons vu ce qu’était
Je vous ai montré deux exemples que nous avons réalisés lors de mes interventions en entreprise.
Or, une VSM ne comporte pas qu’une seule carte !
Pour être complète, elle doit être composée:
- D’un état présent
- D’un état futur
- D’un plan d’action
L'état présent
L’idée est d’avoir une image réaliste du processus dans sa globalité.
L’état présent est un “instantané”, une photographie de la situation.
Or, ce caractère instantané pose souvent des problèmes aux débutants. En effet, il se peut qu’une caractéristique du flux relevée lors du parcours sur le terrain ne soit plus observable quelques heures après. Le processus vit et évolue en permanence.
Ce n’est pas vraiment important !!!
Ce qui est important, c’est qu’au moment de « la photographie », cette caractéristique ait existé.
Elle est très souvent le reflet d’un mode de fonctionnement et si elle disparaît à l’endroit où elle avait été constatée, c’est pour mieux apparaitre ailleurs dans le processus étudié.
L'état idéal
L’état idéal est l’état que devrait atteindre votre processus si l’on appliquait tous les principes du Lean (entre autres, l’élimination des gaspillages/Mudas voir aussi les 7 Mudas).
Ce serait, dirons-nous, l’état du processus qui donnerait la meilleure performance possible, selon notre niveau actuel des connaissances.
Cela signifie donc que pour atteindre cet état, il faudrait transformer l’état actuel …
… sans se mettre de contraintes de moyens
(et donc sans contraintes financières) !!!
En gros, j’ai une baguette magique, je m’appelle Merlin et je dessine mon processus idéal uniquement en ne prenant en compte que les principes du Lean.
Mais à quoi sert l'état idéal s'il n'est pas atteignable ?
Nous sommes tous bien conscients que l’état idéal ne pourra pas être mis en œuvre, du fait des multiples contraintes qui s’y opposent (financières, organisationnelles, juridiques, de compétences, …).
Mais cet exercice est très intéressant pour le leader de la VSM, car il est révélateur des deux choses :
- Qu’est-ce que le groupe a appris et retenu des principes du Lean ? Cela montre donc le niveau de maturité du groupe.
- Quel est l’état d’esprit, mais aussi les schémas mentaux et croyances des personnes qui font l’exercice. Cela montre les limites auxquelles nous nous confrontons nous-mêmes et les barrières que nous nous imposons.
L'état futur
L’état futur est l’état que l’on peut atteindre de façon pragmatique.
Nous l’avons dit plus haut : les ressources matérielles, financières et humaines de l’entreprise ne sont pas infinies …
… et c’est tant mieux !!!
Mon propos peut paraitre contradictoire, mais l’esprit Lean c’est aussi améliorer la situation sans utiliser d’investissements lourds.
L’état idéal montre la direction. Pour l’état futur, la question à se poser est :
En partant de l’état présent et en souhaitant progresser vers l’état idéal, …
… que puis-je faire tout de suite ?
De la réponse à cette question naitra votre état futur.
L’état futur est “touchable du doigt”; l’état idéal, lui, reste une “vision”.
Mais attention, qui dit pragmatisme, ne signifie pas “peu ambitieux”. L’état futur doit être ambitieux et se positionner “un peu au-delà” de ce que vous croyez pouvoir réaliser.
Et c’est parce que l’état futur est atteint (voire très souvent dépassé), que vous vous mettrez à y croire.
Surpris d’avoir dépassé les objectifs qui au départ nous paraissaient inatteignables, on réfléchit et l’on s’ouvre alors à … un horizon de tous les possibles
Le plan d'action
L’état idéal montre la direction; le chemin qu’il faut suivre.
L’état futur montre l’objectif à atteindre.
Jusque-là nous sommes d’accord. Mais comment atteindre cet état futur ? Quelles sont les étapes ? Quels sont les jalons ? Quels sont les délais ?
C’est le rôle du plan d’action que de répondre à toutes ces questions
Le plan d’action, c’est “l’escalier” qui vous fait passer de l’état présent à l’état futur. Il vous servira aussi à suivre l’avancement du projet. Chaque action constitutive du plan doit au minimum contenir les trois éléments suivants:
- Quoi : c’est l’action à effectuer
- Qui : c’est la personne qui prend la responsabilité de l’action à effectuer
- Quand : c’est le délai prévu pour lequel l’action doit être réalisée et terminée
La stabilisation
Une fois les objectifs de l’état futur atteint …
… il faut faire vivre votre nouveau processus
Pour qu’il se rode, qu’il “se fasse”, qu’il “mûrisse” et enfin, pour qu’il se stabilise.
En un mot comme en cent :
Il est nécessaire que l’homme s’adapte
et s’habitue à cette nouvelle organisation
Une fois stable, ce nouveau processus (nouvelle organisation) deviendra le standard.
Cette phase est très importante et malheureusement trop souvent négligée.
Il n’est pas rare, dans certaines entreprises, de commencer un nouveau projet à peine le précédent terminé. La frénésie des projets s’enchainant les uns après les autres donne une image dynamique à l’entreprise, mais nuit gravement à la capitalisation des savoirs, des savoir-faire et même des savoir-être.
Peut-on voir à quoi ressemble un état futur ?
Voici un exemple d’état futur (désolé pour la qualité graphique). C’est l’état futur faisant suite à l’un des états présents pris en exemple lors du précédent article La VSM (1/2).
Visuellement, nous pouvons remarquer la différence … il est plus simple !!! Comme allégé !
